Verfahrensdokumentation

Deshalb tun wir das

Die Verfahrensdokumentation ist die Grundlage für die Umsetzung des Datenschutzes. Sie ist eine Zusammenstellung aller Verfahren oder Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Verarbeiten bedeutet das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten. In jedem Unternehmen werden mindestens Kunden-, Mitarbeiter- und Lieferantendaten verarbeitet. Im Einzelnen sind es durchschnittlich 40 bis 50 unterschiedliche Verfahren oder Prozesse, die in einem Unternehmen zur Anwendung kommen. Die Form und der Umfang der Verfahrensdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben und nach den Vorgaben des § 4g und 4e BDSG vorzunehmen. Verfahrensdokumentationen sind aktuell zu halten. In der Praxis können wir immer wieder feststellen, dass die Verfahrensdokumentation nicht oder nur rudimentär vorliegt. Und wenn, ist sie in der Regel veraltet. Aus Zeitgründen sind betriebliche Datenschutzbeauftragte kaum in der Lage, eine den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Verfahrensdokumentation zu erstellen und auf dem aktuellen Stand zu halten.

 

Das tun wir für Sie

Zusammen mit Ihnen ermitteln wir, welche Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen vorkommen. Wir nehmen für Sie die Dokumentation der einzelnen Verfahren vor. Existieren die Verfahrensbeschreibungen schon, prüfen wir sie auf Aktualität und bringen sie bei Bedarf auf den aktuellen Stand. Wir nehmen eine Prozessdokumentation in Form einer Prozesslandkarte vor, so dass Sie die Verfahrensbeschreibungen nach Datenschutzrecht in die QM-Dokumentation Ihres Unternehmens integrieren können. Wir prüfen, ob die Verfahren den Forderungen des § 3a BDSG (Datenvermeidung und Datensparsamkeit) entsprechen. Wenn wir  Möglichkeiten zur Verbesserung sehen, machen wir Ihnen in diesem Zusammenhang Vorschläge zur Optimierung der Prozesse. Gleichzeitig ermitteln wir, bei welchen Verfahren gegebenenfalls eine Vorabkontrolle nach § 4d Abs. 5 und 6 durchzuführen ist. Eine Prüfung der Risiken von Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Verfahren und der Umsetzung der in § 9 festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen schließt die Verfahrensdokumentation ab. 

 

Das bekommen Sie

Sie erhalten für jedes Verfahren:

  • eine den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Verfahrensbeschreibung
  • eine Analyse, ob besonders sensible Daten verarbeitet werden, welche Schutzmaßnahmen zu ergreifen sind und ob die vorhandenen Schutzmaßnahmen den einschlägigen Datenschutzvorschriften entsprechen
  • eine Prozesslandkarte für das jeweilige Verfahren
  • eine Auswertung, welche Dokumente in Papierform und in elektronischer Form im Verfahren entstehen und angewendet werden
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen den Anforderungen des § 9 BDSG genügen
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob im Zusammenhang mit dem jeweiligen Verfahren eine Vorabkontrolle zu erfolgen hat, ob diese bereits erfolgt ist und wie sie gegebenenfalls durchzuführen bzw. zu aktualisieren ist
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob die Grundsätze der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit gewahrt sind
  • eine Risikoabschätzung
  • Vorschläge zur Risikoprävention

 

Was Sie davon haben

Sie sind auf der sicheren Seite. Mit der Verfahrensdokumentation, die individuell für Ihr Unternehmen erstellt wurde, erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben der einschlägigen Datenschutzvorschriften und entlasten den betrieblichen Datenschutzbeauftragten, der mangels Routine oft ein Vielfaches an Zeit für die Erfüllung dieser anspruchsvollen Aufgabe benötigt. Ihr Aufwand wird trotz externer Unterstützung damit wesentlich geringer. Sie profitieren von unserer vielfältigen Erfahrung und haben verständliche und nachvollziehbare Handlungsanleitungen für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Bei Betroffenenanfragen, bei Revisionen, bei der Rezertifizierung und bei Kontrollen der Aufsichtsbehörden können Sie rasch und sicher reagieren. Außerdem nimmt das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Datenschutz zu. Ihre Prozessabläufe in der Verwaltung werden einfacher, weil klare und strukturierte Handlungsanleitungen Sicherheit geben im Umgang mit schwierigen Fragen.

 

Download als PDF
Verfahrensdokumentation.pdf
PDF-Dokument [250.3 KB]